ビリヤード検定は、参加者1名からでも手軽に開催できます。そして開催店になるための面倒な手続き、登録料等は一切ありません。ビリヤード検定係に電話 or メールにてお問い合わせ頂き、こちらから必要事項を幾つかお伺いするだけで登録完了となります。開催店となったビリヤード場には、ポスターやチラシといった販促グッズから、検定を滞りなく進めて頂くための『検定マニュアル』などをお送りして参加者募集等の準備をしていただきます。万が一受検者が集まらなくても、費用等が発生することはありません。

当日は検定官が運営者となってビリヤード検定を進めることになります。「検定官」はプロや上級者レベルのビリヤード知識や経験が必要な訳ではありません。ビリヤード検定は規定のショットの成否によって受検者のグレードを判断するもので、検定の進め方やルールについては事前に『検定マニュアル』をお送りしますので、基本的にはビリヤード経験がなかったとしても、検定官を十分に務めて頂けるようになっています。そして、開催店には、受検者のための課題や課題配置をセッティングするためのテンプレートなどが同梱された『検定キット』を開催日以前にお送りしますので、当日は検定マニュアルに則って、検定キットを使って検定を実施するだけなのです。

検定当日は参加プレイヤーの皆さんに、それぞれの受検グレードの課題やスコアシートなどの必要資料を手渡し、ルール説明を行った後にスタートします。受検者は基本的に同レベルの課題を使用する他のプレイヤーとペアになり、互いに協力して課題配置をセッティングし、ショットの結果をスコアシートに記入していきます。特に制限時間を設けてはいませんが、所要時間の目安は約100分となります。

ビリヤード検定課題の基本はシュート。受検グレードに応じて、的球とポケット、手球と的球の距離や角度などが様々で難易度の違うショットにチャレンジしていきます。検定という緊張感の中で精度を試すことで、今の自分のショット力がハッキリと認識できるように作られているのです。第５回検定では、上級者から初心者までがショット力に合わせて受検グレードを選べるように、４つのレベルに分かれた課題を用意しています。

受検者は、ペアとともに課題挑戦を全てを終え、その成否の結果、受検者と採点者の署名が記入されたスコアシートを提出したところで終了となります。検定官はその後、全てのスコアシートについて、記入に誤りはないか、署名はあるかなどの最終チェックを行って、その結果を「検定キット」に同封されている返送用の封筒で「ビリヤード検定係」に検定結果を返送します。

全受検者の結果が開催ビリヤード場から「ビリヤード検定係」に戻り、結果が集計された後に、『Billiard Web CUE'S』内のビリヤード検定ページにて各グレードの合格者の発表が行われます。受検者の方々には検定後1ヶ月ほどお待ちいただくことになりますが、合格者が判明し次第、開催ビリヤード場宛てに、合否通知書（個人成績表）とNBA認定証書申込書が届きます。個人成績表には、総合成績の全国順位から、例えば「シュート（ロング）」「手球のコントロール」「組み立て」といった要素別の偏差値なども記載されています。また、NBA認定証は、グレード認定を受けて受検者の中で希望される方に対して、NBAより発行されます（発行料：1,000円）。